前回の続きで、第３回は同じく「コミュニケーション」です。第２回と合わせて読んでください。前回はビジネスマナーにおける伝達手段としての「電話」を取り上げました。これは普段から頻度の高いものになっています。今回は「メール」についてです。
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では、今回はメールについて取り上げてみます。メリット・デメリットの解説をする前にルールを知っておく必要があります。ビジネスマナーを添えてメールを伝達手段として使うならば、メールならではのルールがあります。
１ 敬称を使う
相手に敬意を表するために、メールの冒頭や結びに敬称を使います。例えば、「拝啓」という挨拶や、「敬具」という結びの言葉が一般的です。
２ タイトルを付ける
メールの件名には、内容を簡潔に伝えるタイトルを付けます。タイトルが明確であれば、相手も返信する際にスムーズに対応できます。
３ 丁寧な言葉遣いをする
メールは文章で相手とコミュニケーションを取るための手段です。相手に不快感を与えないよう、敬語を使った丁寧な言葉遣いを心がけることは当たり前です。
４ 返信には24時間以内に対応する
ビジネスマナーでは、相手からのメールには24時間以内に返信することが望ましいです。もし返信が遅れる場合は、必ずその旨を相手に伝える。
５ 言い回しに注意する
メールは相手が感情や表情を読み取ることができません。言い回しには注意が必要です。例えば、冗談や皮肉を含めた表現は、相手に誤解を与えることがあります。また、長文や複数のトピックを含めたメールは、相手に負担を与えてしまいます。簡潔にまとめ、必要な情報だけを伝える。
６ 添付ファイルの確認
添付ファイルを送る場合は、必ずファイルが正しく送信できているかを確認。また、ファイルの容量が大きい場合は、相手に事前に連絡をしてから送信するようにします。
７ 署名を付ける
メールの結びには、自分の名前や役職、会社名などの署名を付けましょう。相手に自分自身を紹介することで、信頼性を高めることができます。
上記に挙げたルールをよく考えてください。どれもが、仕事や作業を行う上で必要になってくる要素です。メールの有用性では、簡潔に分かり易く情報を伝えるための非常に便利な伝達手段とも言えます。２～６の必要な情報に１や７の意味する礼儀作法を付け足すというのが、ビジネスマナーでのメールのやり取りです。
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ではメールの場合のメリットとデメリットを話したいとおもいます。
１ 非同期性：メールは非同期的なコミュニケーション方法で、送信側と受信側が同じ時間にオンラインである必要がなく返信を待たずに他の作業を進めることができます。
２ 記録が残る：メールは記録が残るため、後から確認することができる。
３ 複数人への同時送信が可能：一度に多くの人にメールを送信することができ、情報の共有が容易。
４ ファイルの添付：メールにファイルを添付することができ、重要な文書やデータをやりとりすることが可能。
１ 即時性がない：メールは非同期的なコミュニケーション方法であるため、返信が遅れることがある。
２ スパムメールが多い：スパムメールが多く、迷惑メールフィルターで除去する必要がある場合があります。
３ 読み違いが発生する可能性：メールは非言語的な要素（表情や声のトーンなど）が伝わらないため、誤解が生じることがある。
３ 情報漏洩のリスク：メールはネットワークを介して送信されるため、情報漏洩のリスクがある。
４ 送信後の削除不可：送信後はそのメール自体を削除することは出来ない
ビジネスマナーでのメールに関した説明はどう感じましたか。SNSの進化で普段メールの使用頻度が少ない方にとっては新たな発見かもしれません。チャット等に慣れている、または社会にまだ出て行かれて方々にとっては、所作を覚えておくに損はありません。社内メールというものもあります。メールはとても便利の良いツールでもあります。
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